Ser empresário não é nada fácil. Entre tarefas administrativas, gerenciamento de funcionários, marketing, atendimento aos clientes, prospecção e inúmeras outras atividades necessárias para fazer o negócio prosperar, é mesmo difícil achar uma brecha no dia a dia para cuidar da gestão de uma pequena empresa.
Infelizmente, não há muito o que fazer sobre estar sempre ocupado. Como proprietário de uma pequena empresa, possivelmente você sempre terá a agenda sempre bastante cheia – pelo menos até atingir o nível de sucesso em que pode pagar outras pessoas ou empresas para fazer o trabalho pesado para você.
Contudo, a gestão tem um papel muito importante não apenas em grandes organizações, mas também em todos os tipos de empresas de pequeno porte. Ela ajuda a coordenar as pessoas para atingir um objetivo comum, utilizando recursos limitados de forma eficaz e eficiente. Além disso, uma gestão desorganizada é caminho certo para o fechamento de qualquer empreendimento.
Pensando nisso, aqui estão estratégias e dicas de gestão – de pessoas, de tempo e de dinheiro para ajudar proprietários de pequenas empresas a gerenciar melhor o seu negócio, evitando assim dores de cabeça e alcançando o crescimento desejado.
Construa um mindset empreendedor
De acordo com pesquisas da Universidade de Stanford, nos Estados Unidos, o melhor indicador para prever sucesso nos negócios não é nenhum dos atributos que costumam ser usualmente associados aos empresários, como inteligência, carisma ou mesmo criatividade – é o seu mindset. A chave para bons resultados é manter uma atitude positiva de “sim, eu consigo”.
Mas como construir esse mindset? Uma excelente fonte de inspiração vem do universo do poker. Assim como na mesa de carteado, um empresário precisa esperar pela oportunidade certa e frequentemente calcular os ganhos e perdas potenciais, decidindo quando deve correr riscos. Ambos envolvem cálculos, análises e instintos rápidos. Existem diversas lições de negócios que você pode aprender com o jogo de poker para se tornar um melhor empreendedor.
Um bom jogador de poker deve sempre carregar uma saudável quantidade de otimismo. É preciso acreditar em si mesmo e na probabilidade de sucesso. Porém, às vezes, será preciso sair de uma rodada e retornar com uma melhor preparação na próxima. Da mesma forma, no mundo dos negócios, às vezes um empreendedor precisa dar um passo para trás ou recusar um novo projeto para se resguardar de perdas.
No poker também é importante aprender com o fracasso. Você pode até ter uma boa mão, fazer todas as jogadas certas e ainda assim perder. Isso é comum no mundo dos negócios também. Mas mesmo depois disso, é preciso sacudir a poeira e começar novamente. Sempre considere o fracasso como uma oportunidade para reavaliar suas estratégias e voltar com um plano de negócios melhor.
Monitore de perto suas receitas e despesas
Para ter sucesso como empresário, você precisa estar sempre atento ao seu dinheiro, seja quando ele entra ou sai. É essencial entender seu fluxo de caixa. Quem são seus maiores clientes? Quais são as empresas mais lucrativas? Todos os seus projetos estão se pagando no final?
Essas informações permitem que você priorize seus gastos e evita que invista dinheiro em projetos que não oferecem o retorno sobre o investimento (ROI) desejado.
O mesmo vale para as despesas. Por exemplo, muitos pequenos empreendedores trabalham com provedores de serviços que operam em um modelo baseado em assinaturas, o que significa que as cobranças podem subir sem aviso prévio. Taxas ocultas e multas de rescisão podem lhe prejudicar se não prestar atenção. Cultive o hábito de sempre saber onde e como seu dinheiro é investido.
Aplique a regra do 80/20
Uma maneira eficaz de determinar onde você deve gastar mais tempo ou dinheiro é a regra do 80/20, também conhecida como o Princípio de Pareto. Basicamente, ela diz que 80% dos seus resultados vêm de 20% de seus esforços.
Por exemplo, se você está produzindo flyers e não está convertendo novos clientes, provavelmente é hora de remover a panfletagem da sua estratégia de promoção. E com os recursos que você vai economizar, pode usá-los em áreas que realmente estão aumentando sua lucratividade e gerando novos negócios – como networking ou anúncios no Facebook.
Ao identificar o que traz um melhor retorno para a sua empresa, o objetivo é que você consiga aumentar a quantidade de tempo e dinheiro que gasta na categoria dos 20%, onde obterá os melhores resultados. Tenha em mente, porém, que isso é um processo. Continue aplicando a regra do 80/20 até ter uma ideia clara de onde você consegue obter o máximo de seus esforços.
Treine bem seus novos funcionários
Quando você contrata alguém, é normal esperar um aumento temporário na sua carga de trabalho ao invés de imediatamente descarregar responsabilidades e ter mais tempo livre. Isso porque, mesmo que você faça as melhores contratações, seus novos funcionários não se adaptarão imediatamente à sua empresa – e você não deve esperar que eles o façam.
Em vez disso, treine-os bem para fazer o seu trabalho – mesmo que tenham desempenhado a mesma função em outras empresas anteriormente. Eles precisarão de tempo para se inserir na cultura, aprender os detalhes da operação, entender suas expectativas e ver como todas as pequenas peças constroem seus objetivos maiores.
Além disso, quando novos funcionários são bem treinados eles não só se sentem mais confiantes para desempenhar suas tarefas autonomamente depois, como também orgulhosos do que fazem. Se não tiver certeza de como montar um plano de integração.
Depois de treinar seus funcionários, evite-os
Depois de treinar seus funcionários para trabalhar de forma autônoma, é hora de evitá-los o máximo possível. Do contrário, se não for cuidadoso, eles podem tomar uma parte preciosa do seu tempo. Alguns vão drenar sua agenda com problemas constantes, e até mesmo os funcionários mais eficientes poderão desperdiçar seu tempo com tentativas bem-intencionadas de angariar sua atenção.
Se possível, posicione seu escritório longe de onde seus funcionários trabalham. Lembre-se: seu trabalho como dono de uma pequena empresa é muito diferente do deles.
Não tenha medo de delegar
Obviamente, ser um pequeno empresário eficiente significa confiar em outras pessoas para ajudá-lo a realizar todo o trabalho. Parte desse trabalho é contratar as pessoas certas, mas também requer investir tempo treinando-as, como mencionado anteriormente.
Contrate pessoas em quem você pode confiar e dê a elas trabalhos para os quais você não tem tempo – ou aquilo que você não sabe como fazer. Isso lhe dará tempo para se concentrar nas tarefas em que você é melhor e naquelas que mais são importantes para a sua empresa. Se você está começando um novo negócio ou não é grande o suficiente para contratar funcionários em tempo integral, procure oferecer estágios ou terceirizar algumas atividades.
