Iniciativa da Prefeitura visa reduzir uso de papel e modernizar gestão

Está em processo de implantação pela Prefeitura o programa ‘Venâncio Aires sem Papel’, que busca diminuir o uso de papel e modernizar a gestão pública municipal. A iniciativa também contribui com a preservação ambiental, evitando a impressão indiscriminada que atualmente gera gastos de cerca de R$ 60 mil por mês em todos os órgãos da administração, com os maiores volumes estando concentrados nas secretarias de Saúde e Educação.

A estimativa foi repassada pelo secretário municipal de Governança e Gestão, Tiago Quintana, que destaca que o programa Venâncio Aires sem Papel faz parte de uma estratégia mais ampla de modernização. “Estamos organizando os processos de forma digital para que o cidadão não precise se deslocar, reduzindo a necessidade de papel e tornando a gestão mais eficiente”, afirma.

O decreto municipal nº 11.276, que regulamenta o programa, foi assinado pelo prefeito Jarbas da Rosa no dia 8 de julho e prevê que a adesão completa dos órgãos públicos ocorra em até três anos. “O objetivo é que todos os setores, incluindo escolas e unidades de saúde, adotem essa prática. Não será possível eliminar totalmente o papel, devido às demandas do interior e ao perfil tecnológico da população, mas vamos avançar significativamente”, acrescenta.

Coordenadora técnica da pasta, Daiana Porn, reforça que a iniciativa promove consciência ambiental e eficiência administrativa. “Não se trata apenas de reduzir impressões, é também organizar processos, padronizar documentos e oferecer serviços de forma mais prática e acessível à população”, explica.

TRÂMITE ELETRÔNICO

Com o processo de digitalização proposto pelo Venâncio Aires sem Papel, os documentos oficiais passam a ser produzidos, tramitados e armazenados em meio eletrônico. Para ter validade jurídica, o decreto que instituiu o programa determina que o documento eletrônico deve ser assinado de forma autenticada — seja por login e senha no sistema ou por certificação digital — o que garante a confirmação do usuário e a integridade do conteúdo.

Nesta fase inicial, segundo Quintana e Daiana, a iniciativa já está em funcionamento na Secretaria de Governança e Gestão, em procedimentos como o envio e recebimento de projetos junto à Câmara de Vereadores, além de processos internos da área de Recursos Humanos, que agora ocorrem totalmente em formato digital.

Programa também prevê digitalizar acervo e encaminhar material para reciclagem

A implantação do programa Venâncio Aires sem Papel não se limita a interromper a produção de novos documentos impressos. O município também se prepara para dar destino adequado ao acervo físico acumulado ao longo dos anos. Segundo a arquivista municipal, Luciana Carosio, o montante é estimado em cerca de 12 mil caixas de papéis, cada uma com até 750 folhas, distribuídas entre as secretarias.

Primeira arquivista efetiva do Município, ela atua em Venâncio Aires desde 2022 e passou a adotar normas de gestão documental, com tabela de temporalidade e classificação para todos os órgãos. “Antes, cada secretaria dava um jeito. Hoje, todos os documentos, físicos ou digitais, seguem regras unificadas”, destaca.

Como parte do trabalho de organização e modernização documental, a Prefeitura planeja digitalizar aproximadamente 60% do acervo físico armazenado, priorizando documentos permanentes, como leis, decretos e regulamentos. A iniciativa deve exigir investimento superior a R$ 2 milhões, segundo levantamentos preliminares. “Digitalizar tudo não faz sentido, porque muitos papéis cumprem prazos curtos de guarda e logo podem ser eliminados. O foco é preservar o que tem valor histórico, jurídico ou de consulta”, detalha a arquivista.

DESCARTE SEGURO

Os documentos que não têm valor permanente passam por descarte seguro. Luciana explica que a Prefeitura dispõe de equipamento capaz de triturar até 500 folhas em oito minutos, em partículas microscópicas que impedem qualquer reconstrução, atendendo à Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD).

Entretanto, para lidar com o alto volume atual, a arquivista explicou que a Prefeitura prepara licitação para contratar empresas especializadas, que coletarão os papéis, realizarão a trituração conforme a LGPD e venderão o material por quilo para reciclagem industrial, garantindo destinação ambientalmente correta.

Enquanto a licitação não entra em vigor, os documentos que já cumpriram o prazo da tabela de temporalidade permanecem armazenados nos depósitos do arquivo central e nas secretarias.